跟同事開會像是雞同鴨講

跟同事開會像是雞同鴨講

跟同事開會像是雞同鴨講

大家試過這樣的經歷嗎?
自己特意騰出時間跟同事進行迷你會議,結果用了接近一個小時,還是沒有任何結論。過程就像是雞跟鴨講,各説各話,顯然不是一種有效的對話。

會議的目的不只讓大家交流想法,而是再散亂的觀點中找出共識,擬出一個符合大部分同事期望的方案,再進行微調整。

小編整理了以下4點,讓大家的會議變得高效!

| 1. 先確定共同認知

開始會議前,請大家先詢問其他同事所掌握的資訊,適當地交換資訊,收窄認知差異。還有,別忘了問他們如何理解是次討論的主題,以防彼此方向存在誤差,令稍後的討論脈絡變得混亂。一旦會議開始後,你察覺大家離題了,也請你馬上提出問題,詢問大家目前方向是否一致。確保大家on the right track 才能創作有意思而高效的討論

| 2. 求同存異

討論需要爭論才能激發更多的靈感。但當雙方都不能說服彼此接受己見時,請將討論重心轉為尋找共同點。譬如同事a執著成本的控制,同事b執著成品的品質,但可能大家都認同要在限期前儘早完成項目,那就先就這方面進行深入討論。之後,或諮詢更資深同事的意見,處理方向大相徑庭的問題。請緊記,你必須要敞開心扉,不執著於證明自己立場勝於他人,你才能真正把別人的話聽進去,仔細咀嚼下,可能你會理解對方的出發點。

| 3. 給予選擇

給予選擇往往比推銷單一論點/方案更易入口。人嚮往自由,給予TA若干選項,會讓TA覺得被重視,自己的需求有被你仔細考慮到,願意認真考慮你的建議;同時,通過比較選項,TA也會更了解自己的傾向喜好,就算選項被斃了,你也會知道TA對於不同選項的喜/惡點,提供更貼近的方案。若只準備單一選項,TA 表示不滿意,但也給不出確實的偏好,你會浪費超多的時間進行後續跟進。要麼TA的時間緊迫,直接結束與你的對話,拜拜好走。給予選擇往往有利於展開後續的溝通以及合作。

| 4. 適時沉默

你可能覺得驚慌,難道沉默不是代表一段對話的警號嗎?但你以為不停地自說自話就代表溝通有效嗎?沉默,也是思考的時間。給予聽眾思考的時間,消化你的說話內容,你也可以趁機整理你的思路。若觀察到聽眾神色微妙,你應詢問他的意見,適時調整對話節奏或者脈絡,務求令對方更好地理解你的話語。除了整理雙方思路,沉默片刻也能為一觸即發的爭執提供緩衝時間。沉默不代表要雙方變成綿羊般溫馴,只是給予時間讓理性重拾主導權,快速思考自己生氣的原因是否合理,有否曲解對方意思,實際需要解決的矛盾位在哪兒。組織好問題,讓情緒變得稍微冷靜,爭執時也能減少人身攻擊。

最後小提醒,對話不是對著別人自說自話,學會以上四點,重新練成高效對話。

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