職場小學問:點先叫report back 得好?

職場小學問:點先叫report back 得好?

唔知大家有冇試過同老細或者同同事匯報,結果講唔夠三句就俾人閘斷咗。一係就俾人鬧「所以其實你想講乜?點解我聽唔明你噏乜嘢?」

如果以上情況經常發生,咁你就要繼續睇落去。究竟你report back嘅時候,發生咗咩問題令到你老細同你溝通唔到!畢竟喺職場識得溝通嘅人如魚得水,先可以事半功倍。

| 目的

首先Report back最重要想做到嘅係:雙方對於大家嘅位置同認知係一致,令大家處於相同嘅位置起步。你諗下,你向上司報告自己得到嘅訊息、諗到嘅意見,其實就係想比老細知道事情的進展如何,再進行下一步嘅指示。

| 內容排序

當你都準備好內容,諗住入到老細房好有信心表達自己嘅時候,老細都係皺晒眉,然後中途斬斷你,再講三隻字: 講重點!

要知道report back嘅內容排序真係好影響聽嗰個人嘅感受。即刻你啲內容有幾好,你表達得差,人哋都係聽到𢲷晒頭。等一枚打工仔教你三種排序方式,快速同老細或者同事匯報,

1. 先結論再說明

一開始就要轉達你呢段說話嘅主題同結論,例如你決定落一個咩決定,而理由又係咩。千祈唔好由件事嘅起由開始同老細講,結果你講咗1分鐘都未講到其實你想做啲乜嘢決定,你話老細覺唔覺得煩啦?

2. 先講事實再講意見

首先要將兩回事分清楚,事實係陳述現狀,意見係個人想法。聽嘅人就會以事實作為根據,再判斷你嘅決定同意見可唔可行。撈嚟一齊講、或者掉轉咗嚟講,對方都會唔知道用咩基準去聽你意見。

3. 長話短說

可以用三個字解釋嘅嘢點解要用第四隻字?唔好以為講得多對方會更容易理解,事實上,講得越短,對方收到嘅訊息越清楚。將自己想表達嘅嘢縮短到1分鐘內講晒,最後再確定對方有冇其他問題想問。記住「一分鐘+Q&A」呢個定律,你就可以成為report back之鬼!

| 雙重確認

了解目的後,你就知道Report back一定要做嘅嘢係雙重確認,口頭上同書面上都要同對方做alignments。

你知啦呢幾句真係每次溝通,一有唔對就會出現:「我咪一早同你講咗囉,我咪同你confirm咗係咁樣囉?」

其實人類就係太過相信自己大腦,覺得自己一定會記得着。但點解唔將大腦用喺一啲更有用嘅時候,記憶呢啲嘢用返紙筆幫助自己。當你口頭約定完,再加上書面嘅文件,出問題嘅時候就可以立即有證據確認,究竟自己傳達失誤,定係對方記錯。

要記住report back 嘅目的係想對方同自己對現況認知一樣,有唔同仲要拗邊個先係啱,又點繼續傾落去啊?

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